Datenschutzhinweis der Emerald Global Education GmbH für die Website www.worldofstudents.org

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger Datenschutzvorschriften ist:

Emerald Global Education GmbH
Hügelstraße 41
64283 Darmstadt
Telefon: +49 (0) 6151 6274 8213
E-Mail: info@worldofstudents.org
Vertreten durch die Geschäftsführerin Sabine Sachs

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da hierzu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

3. Worum es in diesem Hinweis geht

Dieser Hinweis gilt für die Website www.worldofstudents.org mit unserer kostenlosen Auslandsstudienberatung, unseren Webinaren und Veranstaltungen, der Kommunikation über WhatsApp, dem Newsletter, Gewinnspielen, dem Karrierebereich und unseren Auftritten in sozialen Netzwerken. Für das Bewerbungsportal studyabroad.worldofstudents.org gilt ein gesonderter Datenschutzhinweis.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an volljährige Personen (ab 18 Jahren).

Rechtsgrundlagen im Überblick

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden auf dem Webserver unseres Hosting-Anbieters IONOS technische Daten in Logfiles gespeichert: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Internetanbieter. Wir nutzen sie zur korrekten Auslieferung der Website, für die Sicherheit und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden. Ein Widerspruch ist nicht möglich, da die Daten für den Betrieb zwingend erforderlich sind.

5. Kontaktformulare, Beratungsanfragen und Informationsmaterial

Auf unserer Website gibt es verschiedene Formulare, zum Beispiel ein allgemeines Kontaktformular, Beratungsanfragen, die Anforderung von Informationsmaterial sowie Formulare zu Veranstaltungen und Messen. Je nach Formular verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Angaben zu Ihrem Studienwunsch und Ihrer Person (z. B. Zielland oder Kontinent, Programm, Interessen, Bildungsstand, aktuelle Lebenssituation wie Schüler, Student oder Elternteil, Alter)
• Ihre Nachricht bzw. Ihr Anliegen
• bei Absendung: IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit (nur vorübergehend auf dem Webserver)

Welche Angaben ein Formular konkret abfragt, sehen Sie im Formular selbst. Pflichtangaben sind dort gekennzeichnet. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, Sie zu beraten und Ihnen auf Wunsch Informationen zu senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach dem Absenden eines Formulars erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach Ihrer Bestätigung übernehmen wir Ihre Daten dauerhaft in unser CRM-System (vtiger, siehe Ziffer 10). Auf dem Webserver bei IONOS werden Formulareingaben generell nur vorübergehend gehalten und dort nach 14 Tagen gelöscht, unabhängig davon, ob Sie bestätigen. Bestätigen Sie nicht, verwenden wir Ihre Angaben nicht weiter. Als Nachweis Ihrer Bestätigung dient die Übernahme Ihrer Daten in das CRM. Weitere Nachweisdaten wie IP-Adresse oder Zeitstempel speichern wir dafür nicht.

Statt per E-Mail können Sie Ihre Angaben auch durch Ihre Unterschrift bestätigen, zum Beispiel bei Veranstaltungen. Dann entfällt der Double-Opt-in, und wir speichern die Unterschrift als Nachweis in unserem CRM.

Informationsmaterial per Telefon oder Formular: Bevor wir Ihnen Informationen senden, schicken wir eine E-Mail zur Bestätigung (Double-Opt-in). Erst wenn Sie den Link bestätigen und die Daten gespeichert sind, erhalten Sie das Material (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Beratung vor Ort und auf Messen: Bei Veranstaltungen tragen Sie sich auf einem Pad ein und bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass Sie mit der Speicherung einverstanden sind. Die Daten werden danach in unsere Datenbank übernommen, die Unterschrift speichern wir als Einwilligungsnachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Kooperation mit Partnerhochschulen: Studierende einer Partnerhochschule erhalten von dieser einen Link zu unserem Formular. Nach Eingabe der Daten schicken wir eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-in). Erst danach sind Sie bei uns registriert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wie es weitergeht: Möchten Sie sich für ein Auslandsstudium bewerben, schalten wir Ihnen einen Zugang zum Bewerbungsportal frei und übernehmen die bei uns vorhandenen Beratungsdaten (z. B. Name, Kontaktdaten, Studienwunsch) in Ihr Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dafür bitten wir Sie nicht erneut um eine Einwilligung. Mit der Zugangs-E-Mail weisen wir Sie auf den Datenschutzhinweis des Portals hin, der ab diesem Zeitpunkt für Ihre Bewerbung gilt. Dort holen wir gesonderte Einwilligungen ein, soweit sie nötig sind. Einwilligungen, die Sie zuvor erteilt haben (z. B. für den Newsletter), gelten unverändert und nur für ihren jeweiligen Zweck. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Hochschulen erfolgt erst im Rahmen der Bewerbung. Mit der Freischaltung des Portals endet die Frist für Interessenten, ab dann gelten die Fristen in Ziffer 16.

6. Terminbuchung und Webinare (Microsoft)

Terminbuchung: Beratungstermine können Sie über Microsoft Bookings (Outlook) buchen. Dabei verarbeitet Microsoft die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Terminwunsch) in unserem Auftrag.

Webinare: Webinare führen wir über Microsoft Teams durch. Eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich. Beim Beitritt werden Daten wie Ihr angezeigter Name, technische Verbindungsdaten und, soweit Sie diese aktivieren, Audio, Video und Chatbeiträge verarbeitet.

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Die Daten werden in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Kalendereinträge: Auf der Website verlinken wir Funktionen zum Eintragen von Terminen in Google Kalender oder als iCal-Datei sowie einen Link zum Teilen per WhatsApp (das ist nicht unser WhatsApp-Kanal, dazu siehe Ziffer 8). Diese Dienste werden erst durch Ihren Klick aufgerufen. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

7. KI-Chatbot

Auf unserer Website können Sie Fragen zu Hochschulen, Fristen und Abläufen an einen Chatbot stellen. Die Antworten erzeugt ein KI-System. Sie erkennen im Chat, dass Sie mit einer KI schreiben.

Daten: Ihre Eingaben im Chat und die Antworten, technische Verbindungsdaten sowie ggf. eine Kennung, die Ihre Chatsitzung wiedererkennbar macht.

Eingesetzte Dienste: Claude von Anthropic, OpenAI-Dienste bzw. Azure OpenAI von Microsoft. Die Anbieter können Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung sichern wir durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und/oder die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) ab.

Training: Wir nutzen ausschließlich Business-Tarife der Anbieter, in denen die Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle vertraglich ausgeschlossen ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie uns eine Anfrage zu einem Studium im Ausland stellen, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und effizienten Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dem Letzteren können Sie jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 19).

Wichtig: Bitte geben Sie im Chat keine Ausweisnummern, Gesundheits- oder Finanzdaten ein. Der Chatbot trifft keine Entscheidungen über Sie, sondern beantwortet allgemeine Fragen. Die Chatverläufe speichern wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Qualitätssicherung für 14 Tage. Für die Kommunikation über WhatsApp gilt Ziffer 8.

8. Kommunikation über WhatsApp

Sie können mit uns über WhatsApp Kontakt aufnehmen, und wir können Ihnen darüber Nachrichten senden. Die Nutzung ist freiwillig. Sie können uns jederzeit auch per E-Mail, Telefon oder Formular erreichen.

Anbieter: Wir nutzen die WhatsApp Business Platform (Cloud API) der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, bzw. der Meta Platforms Ireland Limited, Irland. [PRÜFEN: Vertragspartner nach den WhatsApp-Business-Bedingungen bestätigen.] Meta verarbeitet die Nachrichten für die Zustellung in unserem Auftrag. Darüber hinaus verarbeitet WhatsApp bestimmte Daten (z. B. Telefonnummer, Nutzungs- und Geräteinformationen) in eigener Verantwortung nach der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Daten: Ihre Telefonnummer, Ihr WhatsApp-Profilname, der Inhalt Ihrer Nachrichten (Text, Sprachnachrichten, Bilder, Dokumente), Zeitpunkt und Zustellstatus der Nachrichten sowie technische Metadaten.

Wofür wir WhatsApp nutzen:

1. KI-Bot: Fragen zu Hochschulen, Fristen und Abläufen beantwortet zunächst ein KI-Bot. Sie erkennen im Chat, dass Sie mit einer KI schreiben. Eingesetzt wird Claude von Anthropic. Der Anbieter kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung sichern wir durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und/oder die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) ab. Wir nutzen ausschließlich einen Business-Tarif, in dem die Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle vertraglich ausgeschlossen ist. Der Bot trifft keine Entscheidungen über Sie.
2. Übergabe an unsere Mitarbeitenden: Wenn der Bot nicht weiterhelfen kann oder Sie es wünschen, übernimmt ein Mitarbeitender das Gespräch. Die interne Bearbeitung erfolgt über Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, Rechenzentren in der EU, siehe Ziffer 6).
3. Dokumentation in unserem CRM: Wir speichern die Konversation in unserem CRM-System (vtiger, siehe Ziffer 10) und ordnen sie anhand Ihrer Telefonnummer Ihrem Datensatz zu, damit unsere Mitarbeitenden den bisherigen Verlauf kennen.
4. Nachrichten von uns an Sie: Wir schreiben Ihnen über WhatsApp, wenn dies für Ihre Beratung erforderlich ist, zum Beispiel zur Erinnerung an einen Termin oder ein Webinar, zu Rückfragen oder zu Ihrer Anfrage.
5. Werbung und Newsletter über WhatsApp: Diese senden wir Ihnen nur, wenn Sie dazu gesondert und ausdrücklich eingewilligt haben. Die Einwilligung ist nicht Voraussetzung für Ihre Beratung. Wir speichern sie samt Zeitpunkt als Nachweis. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel durch Antwort auf eine Nachricht mit [PRÜFEN: Stichwort festlegen, z. B. „STOP“] oder per Nachricht an uns. Eine Einwilligung in den E-Mail-Newsletter (Ziffer 9) gilt nicht für WhatsApp.

Rechtsgrundlage: Für die Punkte 1 bis 4 Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie uns eine Anfrage zu einem Studium im Ausland stellen, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und effizienten Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dem Sie widersprechen können (siehe Ziffer 19). Für Punkt 5 Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

Drittlandübermittlung: Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Bitte beachten Sie: Senden Sie uns keine Ausweisnummern, Gesundheits- oder Finanzdaten per WhatsApp. Für die Zustellung und Bearbeitung der Nachrichten (u. a. durch den KI-Bot) werden diese bei der Nutzung der Cloud API entschlüsselt. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bis in unsere Systeme besteht deshalb nicht.

Speicherdauer: Wir speichern die WhatsApp-Konversationen in unserem CRM, bis wir Ihre Interessentendaten löschen (siehe Ziffer 16). Wird später aus Ihrer Anfrage eine Bewerbung, gelten die Fristen des Portal-Datenschutzhinweises.

9. Newsletter

Wenn Sie sich zum Newsletter anmelden, verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse im Double-Opt-in-Verfahren und speichern Datum, Uhrzeit und IP-Adresse der Anmeldung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter widerrufen. Die E-Mail-Adresse speichern wir, solange das Abonnement aktiv ist, die übrigen Anmeldedaten in der Regel sieben Tage. Der Versand erfolgt über den SMTP-Dienst der iS-Fun Internet Services GmbH, Badhausweg 8, 76307 Karlsbad (Server in Deutschland), die in unserem Auftrag handelt.

10. Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) besteht:

• Hosting der Website: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur.
• Kundendatenbank (vtiger CRM): Server in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland, betrieben von unserem externen IT-Dienstleister Zanke technical solutions, Im Gewerbegebiet 4, 55120 Mainz.
• E-Mail und Büro-Software (Microsoft 365, einschließlich Teams), Terminbuchung und Webinare: Microsoft Ireland Operations Limited, Rechenzentren in der EU (siehe Ziffer 6).
• Newsletter-Versand: iS-Fun Internet Services GmbH, Karlsbad (siehe Ziffer 9).
• KI-Dienste: siehe Ziffer 7 und 8.
• WhatsApp: WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Limited, Irland (siehe Ziffer 8).
• Eingebundene Drittdienste: siehe Ziffer 12.

11. Gewinnspiele

Wenn Sie an einem unserer Gewinnspiele teilnehmen, müssen Sie mindestens 18 Jahre alt sein. Wir verarbeiten Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, um die Gewinner zu ermitteln und zu kontaktieren. Gewinner informieren wir per E-Mail. Sie müssen sich innerhalb von 72 Stunden zurückmelden. Der Name des Gewinners darf anschließend von uns veröffentlicht werden.

Soweit Sie eingewilligt haben, geben wir Ihre Daten an die Sponsoren des Gewinnspiels weiter (Bildungseinrichtungen). Das dient der Feststellung und Kontaktierung der Gewinner, der Ausschreibung des Gewinns und der Betrugsverhinderung. Die Sponsoren sitzen innerhalb und außerhalb der EU, auch in den USA und in Australien. Für Übermittlungen in diese Länder schließen wir mit den Sponsoren Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab (Art. 46 DSGVO). Hat ein Land kein mit der EU vergleichbares Schutzniveau, weisen wir darauf hin, und die Übermittlung erfolgt nur, wenn der Empfänger einen gleichwertigen Schutz zusichern kann oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, sowie die Durchführung des Gewinnspiels (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten löschen wir nach Abschluss des Gewinnspiels und der Gewinnabwicklung, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Cookies, Analyse, Werbung und eingebundene Dienste

Technisch notwendige Cookies: Die Website verwendet Cookies für Spracheinstellung und Anmeldung. Sie sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einwilligungsverwaltung (Cookiebot): Alle anderen Cookies setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung verwalten wir mit Cookiebot der Usercentrics A/S, Dänemark. Dabei werden Ihre Einwilligungsentscheidung, Zeitpunkt und gekürzte IP-Adresse als Nachweis gespeichert. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Privatsphäre-Einstellungen ändern“, „Einwilligungen widerrufen“ und „Historie der Privatsphäre-Einstellungen“ ändern.

Google Analytics und Google Tag Manager: Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst hilft uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird. Dabei können Seitenaufrufe, Verweildauer, ungefährer Standort, Geräte- und Browserdaten sowie pseudonyme Kennungen verarbeitet und an Google, auch in die USA, übermittelt werden. Google Tag Manager verwaltet die Einbindung dieser Dienste. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Nutzer- und Ereignisdaten werden nach [Dauer entsprechend der Einstellung eintragen] gelöscht oder anonymisiert. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen (siehe oben).

Meta-Pixel und Custom Audiences: Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Irland (Muttergesellschaft Meta Platforms, Inc., USA). Es erfasst Ihr Verhalten auf unserer Website, damit wir Werbeanzeigen in Facebook und Instagram gezielt ausspielen und deren Wirksamkeit messen können (Custom Audiences, Conversion). Dabei werden Daten an Meta übermittelt und ggf. in die USA übertragen. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Daten werden bis zu 180 Tage nach Ihrer letzten Interaktion gespeichert. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Eingebundene Drittdienste (Schutz vor Missbrauch, Schriftarten, Icons, Bibliotheken): Beim Aufruf der Website lädt Ihr Browser Inhalte von Servern folgender Anbieter, wodurch diese Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten erhalten:

• Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited): Unterscheidung zwischen Eingaben von Menschen und Bots, Schutz der Formulare.
• Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com): Schriftarten.
• Font Awesome (Fonticons, Inc., USA): Icon-Schriftarten.
• jQuery-CDN: JavaScript-Bibliothek.

Zweck ist die sichere, einheitliche und funktionsfähige Darstellung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), soweit sie über das Consent-Tool eingeholt wird, sonst unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

13. Soziale Netzwerke

Instagram- und Facebook-Seite: Wir betreiben unter https://www.instagram.com/wos_world_of_students/ und https://www.facebook.com/WOS.org eigene Seiten. Als Betreiber sind wir gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Limited, Irland, verantwortlich (Art. 26 DSGVO), soweit Meta Daten der Seitenbesucher zur Erstellung von Statistiken („Insights“) verarbeitet. Eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung (Page Controller Addendum) haben wir geschlossen. Meta ist primärer Ansprechpartner für Ihre Betroffenenrechte zu diesen Daten. Sie können sich auch an uns wenden.

Wir erhalten die Insights ausschließlich in anonymisierter Form und haben keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Daten. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Kommentare, Bewertungen und Nachrichten, um mit Ihnen zu kommunizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei Anfragen auch lit. b und bei Gewinnspielen lit. a bzw. b). Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten. Meta stützt sich dafür auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Wir selbst geben die über unsere Seiten erhaltenen Daten nicht weiter. Einstellungen zu Werbung können Sie in Ihren Konten bei Facebook und Instagram vornehmen.

YouTube-Kanal: Wir nutzen einen YouTube-Kanal der Google Ireland Limited, Irland. Welche Daten Google verarbeitet, entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Google. Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang dieser Verarbeitung. Wenn Sie mit uns über YouTube kommunizieren, verarbeiten wir Ihre Beiträge zur Kundeninformation und Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beiträge in „Diskussionen“ sind öffentlich.

14. Stellenbewerbungen

Wenn Sie sich bei uns auf eine Stelle bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG). Bewerbungen nehmen wir per E-Mail entgegen. E-Mails werden über Microsoft 365 in EU-Rechenzentren verarbeitet. Kommt kein Arbeitsvertrag zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absage, soweit keine berechtigten Interessen entgegenstehen, etwa die Verteidigung gegen Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, übernehmen wir die Daten in die Personalakte.

15. Verlinkungen auf andere Websites

Unsere Website verlinkt auf das Bewerbungsportal studyabroad.worldofstudents.org sowie auf Websites Dritter, zum Beispiel von Hochschulen. Für deren Datenverarbeitung sind wir nicht verantwortlich. Bitte beachten Sie die jeweiligen Datenschutzhinweise.

16. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Im Einzelnen:

• Anfragen und Beratung: Daten aus Formularen, E-Mails und Telefonaten löschen wir, wenn der Sachverhalt abschließend geklärt ist. Kommt es zu einer Bewerbung, gilt der Hinweis zum Portal. Daten aus Anfragen ohne Folgekontakt werden nach spätestens zwölf Monaten gelöscht.
• Formulareingaben auf dem Webserver: generell 14 Tage, unabhängig von einer Bestätigung.
• Einwilligungsnachweise (Übernahme nach Double-Opt-in, Unterschrift): solange die Einwilligung wirkt und anschließend bis zum Ablauf der Verjährungsfrist, damit wir die Einwilligung nachweisen können.
• Kunden- und Vertragsdaten: bis zum Ende des Jahres, das auf den Abschluss der Betreuung folgt, plus drei Jahre (§§ 195, 199 BGB), damit wir Ansprüche abwehren oder geltend machen können.
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: sechs bzw. zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Newsletter: bis zur Abmeldung.
• Logfiles und Missbrauchsschutz-Daten: spätestens sieben Tage.
• Chatverläufe: [Dauer eintragen].
• WhatsApp-Konversationen: bis zur Löschung Ihrer Interessentendaten im CRM (siehe „Anfragen und Beratung“).
• Einwilligung in WhatsApp-Werbung: bis zum Widerruf, der Nachweis anschließend bis zum Ablauf der Verjährungsfrist.
• Bewerbungen auf Stellen: sechs Monate nach Absage.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen, unter anderem verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige Sicherungen. Ein absoluter Schutz bei der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten und Sie beraten können. Ohne sie ist das nicht möglich. Weitere Angaben sind freiwillig.

19. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), auch über Empfänger, Drittlandübermittlungen und die eingesetzten KI-Dienste
• Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21): Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen, die wir auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Einwilligungen in Cookies widerrufen Sie über die Cookie-Einstellungen, alle anderen per Nachricht an uns.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77): Zuständig für uns ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden. Sie können sich auch an die Behörde Ihres Aufenthaltsortes wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Adresse.

20. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Soweit wir Ihre Nutzung der Website zu Werbezwecken auswerten (Google Analytics, Meta-Pixel), geschieht das nur mit Ihrer Einwilligung.

21. Änderungen dieses Hinweises

Wir passen diesen Hinweis an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Wesentliche Änderungen, insbesondere neue Empfänger oder neue Zwecke, teilen wir bereits registrierten Nutzern vorab aktiv mit.

Stand: Oktober 2026